Henkilötietojen käsittely Yohdossa, Y2:ssa ja Y3:ssa

Päivitetty: 7.11.2026

Yleiskuvaus ja määritelmät

Kun yritykset ja organisaatiot käyttävät Yohto-järjestelmää toiminnassaan, henkilötietoja käsitellään tämän selosteen mukaisesti. Selosteessa käytetään seuraavia määritelmiä:

• ”Yohto”, ”Järjestelmä” tai ”Palvelu”: Yohto-verkkopalvelu ja -mobiilisovellus sekä Yohto 2 (Y2)- ja Yohto 3 (Y3) -mobiilisovellukset.
• ”Toimittaja” tai ”Yohto-yhtiö”: Yohto Ab Oy (3145732-9), joka tarjoaa Palvelun.
• ”Kehittäjä”: Oy Black Label Bytes Ab (2797246-7), joka vastaa teknisestä kehityksestä.
• ”Asiakas” tai ”Asiakkaat”: yksi tai useampi yritys tai organisaatio, joka tilaa Palvelun Toimittajalta.
• ”Käyttäjä” tai ”Käyttäjät”: yksi tai useampi Asiakkaan yritykseen tai organisaatioon luotu käyttäjä, joka käyttää Palvelua Asiakkaan ohjeiden mukaisesti.

Rekisterinpitäjä ja käsittelijä

Yohtoa käyttävä Asiakas on henkilötietojen rekisterinpitäjä. Henkilötietoja kerätään Asiakkaan tekemien asetusten mukaisesti.

Yohto-yhtiö on henkilötietojen käsittelijä, joka käsittelee henkilötietoja Asiakkaan kanssa tehdyn sopimuksen mukaisesti.

Yhteyshenkilö Yohto-yhtiössä

Yohto-järjestelmän henkilötietojen käsittelyä koskevat kysymykset osoitetaan:

Magnus Sundell, magnus@blb.fi

Käsittelyn tarkoitus

Yohdossa henkilötietoja käsitellään, jotta Asiakas voi hallita liiketoimintansa eri osa-alueita. Asiakkaan valinnoista riippuen tarkoituksia voi olla yksi tai useampi seuraavista:

• Asiakasrekisteri
• Työntekijärekisteri
• Työaikaseuranta
• Ajopäiväkirja
• Työvuorosuunnittelu
• Palkanlaskenta
• Uutissyöte

Käsittelyn oikeusperuste

Asiakas on tehnyt Yohto-yhtiön kanssa sopimuksen Yohdon käytöstä, ja henkilötietoja käsitellään Yohdossa tämän sopimuksen perusteella.

Käsittelyn oikeusperuste on ensisijaisesti sopimus. Työntekijöiden henkilötietoja käsitellään työsopimuksen ja työnantajan ohjeiden perusteella. Asiakkaan omien asiakkaiden henkilötietoja käsitellään oikeutetun edun perusteella, jotta asiakasrekisteriä voidaan ylläpitää ja tehty työ voidaan yhdistää asiakkaisiin.

Käsiteltävät henkilötiedot

Käsiteltävien henkilötietojen laajuus riippuu Asiakkaan valinnoista, kuten siitä, mitkä toiminnot sen organisaatiolle on otettu käyttöön. Valinnoista riippuen Yohdossa voidaan käsitellä seuraavia henkilötietoryhmiä.

Asiakasrekisteri

• Nimi ja yhteystiedot
• Toimipaikat
• Y-tunnus

Työntekijärekisteri

• Nimi ja yhteystiedot
• Kielivalinta
• Työsuhteen tiedot (työntekijänumero, alkamispäivä, päättymispäivä)
• Rooli ja käyttöoikeudet Yohdossa
• Ryhmäjako
• Osaaminen

Työaikaseuranta

• Päivämäärä ja kellonaika
• Asiakas tai työkohde
• Tehty työaika ja tehtävätyyppi
• Poissaolon tiedot (syy, kommentti, ajankohta, kesto)
• Lisätiedot tehdystä työstä

Ajopäiväkirja

• Päivämäärä, alkamis- ja päättymisaika
• Reitti ja matka
• Matkan tarkoitus

Työvuorosuunnittelu

• Työn suorittavat työntekijät
• Asiakas tai paikka, jossa työ tehdään
• Päivämäärä ja kellonaika
• Kesto ja toistoväli
• Tehtävätyyppi

Palkanlaskenta

• Henkilökohtainen työaikaprosentti
• Tilinumero
• Työaikapankki ja tuntisaldo

Uutissyöte

• Pääsy uutissyötteeseen ja yksittäisiin uutisiin
• Uutisten lukukuittaukset

Henkilötietojen lähteet

Yohto-järjestelmässä käsiteltävät henkilötiedot syöttää Asiakas tai Asiakkaan Käyttäjä. Henkilötietoja ei kerätä muista lähteistä.

Henkilötietojen vastaanottajat

Yohto-järjestelmän henkilötietoja ei myydä eikä luovuteta kolmansille osapuolille, lukuun ottamatta alla lueteltuja alikäsittelijöitä, jotka käsittelevät tietoja Yohto-yhtiön puolesta.

• Palvelinympäristö ja sähköposti: Planeetta Internet Oy (Hostingpalvelu), Suomi. Se ylläpitää Palvelun palvelinympäristöä ja lähettää Palvelun sähköpostit, kuten salasanan palautusviestit. Sähköpostin osalta käsiteltäviä tietoja ovat vastaanottajan nimi ja sähköpostiosoite sekä viestin sisältö.
• Push-ilmoitukset: Y3-sovelluksen push-ilmoitukset välitetään Pusher Beamsin (Pusher, a Bird company), Google Firebase Cloud Messagingin ja Apple Push Notification servicen kautta. Käsiteltäviä tietoja ovat laitteen push-tunniste, pseudonyymi työntekijätunniste sekä ilmoituksen otsikko ja teksti.

Tietosuojavaltuutetulla on valvontaviranomaisena oikeus saada kaikki tiedot Yohto-yhtiön henkilötietojen käsittelyn tarkastamiseksi.

Siirrot EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja käsitellään ensisijaisesti ETA-alueella, Suomessa sijaitsevilla palvelimilla. Jotkin alikäsittelijät voivat käsitellä tietoja ETA-alueen ulkopuolella. Tällaiset siirrot perustuvat Euroopan komission tietosuojan riittävyyttä koskevaan päätökseen (kuten EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen tietosuojakehykseen) tai Euroopan komission vakiosopimuslausekkeisiin.

Säilytysaika

Tallennetut henkilötiedot käydään läpi kerran kalenterivuodessa.

• Asiakasrekisteri: ei poisteta (välttämätön Järjestelmän toiminnalle)
• Työntekijärekisteri: nimet ja yhteystiedot poistetaan 10 vuoden käyttämättömyyden jälkeen
• Työaikaseuranta: poistetaan 10 vuoden kuluttua työaikakirjauksen luomisesta
• Ajopäiväkirja: poistetaan 10 vuoden kuluttua ajon luomisesta
• Työvuorosuunnittelu: poistetaan 10 vuoden kuluttua työvuoron luomisesta
• Palkanlaskenta: poistetaan 10 vuoden kuluttua voimassaolon päättymisestä
• Uutissyöte: ei poisteta

Oikeus tarkastaa tiedot

Yohto-järjestelmän Käyttäjällä on oikeus tarkastaa hänestä käsiteltävät henkilötiedot. Käyttäjän tulee ensin ottaa yhteyttä organisaationsa pääkäyttäjään, joka välittää asian Yohto-yhtiölle.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Yohto-järjestelmän Käyttäjällä on oikeus saada virheelliset henkilötiedot korjatuiksi. Käyttäjän tulee ensin ottaa yhteyttä organisaationsa pääkäyttäjään, joka voi korjata useimmat tiedot. Tarvittaessa pääkäyttäjä välittää asian Yohto-yhtiölle.

Oikeus tietojen poistamiseen

Yohto-järjestelmän Käyttäjällä voi olla oikeus saada henkilötietoja poistetuiksi, esimerkiksi tietoja, joita ei tarvita Järjestelmän toimintaan tai joiden käsittelylle ei ole oikeusperustetta. Käyttäjän tulee ensin ottaa yhteyttä organisaationsa pääkäyttäjään. Tarvittaessa pääkäyttäjä välittää asian Yohto-yhtiölle.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Jos Käyttäjä katsoo, että hänen henkilötietojaan käsitellään voimassa olevan lainsäädännön vastaisesti tai että tiedot ovat virheellisiä, hänen tulee ilmoittaa asiasta pääkäyttäjälleen. Käyttäjän tulee myös lopettaa Yohto-järjestelmän käyttö, kunnes asia on ratkaistu.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Jos Käyttäjä haluaa saada henkilötietonsa Yohdosta, hänen tulee ottaa yhteyttä organisaationsa pääkäyttäjään. Pääkäyttäjä vastaa siitä, että oikeat tiedot haetaan ja toimitetaan vastaanottajalle.

Vastustamisoikeus

Yohto-järjestelmässä henkilötietoja ei käsitellä sellaisella perusteella, joka antaisi Käyttäjille oikeuden vastustaa käsittelyä.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Yohto-järjestelmä ei tee automaattisia päätöksiä Käyttäjän puolesta eikä profiloi Käyttäjiä.

Henkilötietojen suojaus

• Yohto-järjestelmä on rakennettu nykyaikaisilla työkaluilla ja jatkuvasti ylläpidetyn ohjelmiston varaan.
• Tietoliikenne mobiilisovellusten, verkkosovelluksen ja palvelimen välillä on aina salattu.
• Yohto-järjestelmää ajava palvelinympäristö päivitetään jatkuvasti uusimmilla tietoturvakorjauksilla.
• Käyttäjien salasanat tallennetaan salattuina tietokantaan, joka on palomuurin takana.

Tietosuojavastaava

Palvelulle ei ole nimetty tietosuojavastaavaa. Tietosuojaa tai henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa ota yhteyttä:

Magnus Sundell, magnus@blb.fi