Behandling av personuppgifter i Yohto, Y2 och Y3

Uppdaterad: 7.11.2026

Allmän beskrivning och definitioner

När företag och organisationer använder Yohto-systemet i sin verksamhet behandlas personuppgifter enligt den här beskrivningen. Följande definitioner används:

• ”Yohto”, ”Systemet” eller ”Tjänsten”: Yohtos webbtjänst och mobilapp samt mobilapparna Yohto 2 (Y2) och Yohto 3 (Y3).
• ”Leverantören” eller ”Yohto-bolaget”: Yohto Ab Oy (3145732-9), som tillhandahåller Tjänsten.
• ”Utvecklaren”: Oy Black Label Bytes Ab (2797246-7), som står för den tekniska utvecklingen.
• ”Kunden” eller ”Kunderna”: ett eller flera företag eller organisationer som beställer Tjänsten av Leverantören.
• ”Användaren” eller ”Användarna”: en eller flera användare som skapats i Kundens företag eller organisation och som använder Tjänsten enligt Kundens anvisningar.

Personuppgiftsansvarig och personuppgiftsbiträde

En Kund som använder Yohto är personuppgiftsansvarig. Personuppgifter samlas in enligt de inställningar som Kunden har gjort.

Yohto-bolaget är personuppgiftsbiträde och behandlar personuppgifterna enligt avtalet med Kunden.

Kontaktperson på Yohto-bolaget

Frågor om behandlingen av personuppgifter i Yohto-systemet riktas till:

Magnus Sundell, magnus@blb.fi

Ändamål med behandlingen

I Yohto behandlas personuppgifter för att hjälpa Kunden att sköta olika delar av sin verksamhet. Beroende på Kundens val kan det gälla ett eller flera av följande ändamål:

• Kundregister
• Personalregister
• Arbetstidsuppföljning
• Körjournal
• Schemaläggning
• Lönehantering
• Nyhetsflöde

Rättslig grund för behandlingen

Kunden har ingått ett avtal med Yohto-bolaget om användningen av Yohto, och personuppgifter behandlas i Yohto med stöd av detta avtal.

Den rättsliga grunden för behandlingen är i första hand avtal. Anställdas personuppgifter behandlas med stöd av anställningsavtalet och arbetsgivarens anvisningar. Personuppgifter om Kundens egna kunder behandlas med stöd av ett berättigat intresse av att föra ett kundregister och kunna koppla utfört arbete till kunder.

Personuppgifter som behandlas

Vilka personuppgifter som behandlas beror på Kundens val, till exempel vilka funktioner som har aktiverats för dess organisation. Beroende på dessa val kan följande kategorier av personuppgifter behandlas i Yohto.

Kundregister

• Namn och kontaktuppgifter
• Verksamhetsställen
• FO-nummer

Personalregister

• Namn och kontaktuppgifter
• Språkval
• Uppgifter om anställningen (anställningsnummer, startdatum, slutdatum)
• Roll och behörigheter i Yohto
• Gruppindelning
• Kompetenser

Arbetstidsuppföljning

• Datum och klockslag
• Kund eller arbetsplats
• Arbetad tid och uppgiftstyp
• Uppgifter om frånvaro (orsak, kommentar, tidpunkt, längd)
• Tilläggsuppgifter om utfört arbete

Körjournal

• Datum, starttid och sluttid
• Rutt och sträcka
• Resans ändamål

Schemaläggning

• Anställda som ska utföra arbetet
• Kund eller plats där arbetet ska utföras
• Datum och klockslag
• Längd och intervall
• Uppgiftstyp

Lönehantering

• Personlig arbetstidsprocent
• Kontonummer
• Arbetstidsbank och timsaldo

Nyhetsflöde

• Tillgång till nyhetsflödet och enskilda nyheter
• Läskvitton för nyheter

Källor för personuppgifterna

Personuppgifterna som behandlas i Yohto-systemet förs in av Kunden eller Kundens Användare. Personuppgifter samlas inte in från andra källor.

Mottagare av personuppgifter

Personuppgifter från Yohto-systemet säljs inte och lämnas inte ut till tredje part, med undantag för de underbiträden som anges nedan och som behandlar uppgifterna för Yohto-bolagets räkning.

• Serverdrift och e-post: Planeetta Internet Oy (Hostingpalvelu), Finland. Bolaget driver Tjänstens servermiljö och skickar Tjänstens e-post, till exempel meddelanden om återställning av lösenord. För e-post gäller det mottagarens namn och e-postadress samt meddelandets innehåll.
• Pushnotiser: pushnotiser till Y3-appen levereras via Pusher Beams (Pusher, a Bird company), Google Firebase Cloud Messaging och Apple Push Notification service. Uppgifterna som behandlas är enhetens push-token, en pseudonym identifierare för den anställda samt notisens rubrik och text.

Dataombudsmannen i Finland har som tillsynsmyndighet rätt att få full tillgång till uppgifter för att granska Yohto-bolagets behandling av personuppgifter.

Överföring utanför EU eller EES

Personuppgifter behandlas i första hand inom EES, på servrar som finns i Finland. Vissa underbiträden kan behandla uppgifter utanför EES. Sådana överföringar grundar sig på ett beslut av Europeiska kommissionen om adekvat skyddsnivå (till exempel dataskyddsramen mellan EU och USA) eller på Europeiska kommissionens standardavtalsklausuler.

Lagringstid

Lagrade personuppgifter gås igenom en gång per kalenderår.

• Kundregister: raderas inte (nödvändigt för att Systemet ska fungera)
• Personalregister: namn och kontaktuppgifter raderas efter 10 års inaktivitet
• Arbetstidsuppföljning: raderas 10 år efter att tidsregistreringen skapades
• Körjournal: raderas 10 år efter att körningen skapades
• Schemaläggning: raderas 10 år efter att arbetspasset skapades
• Lönehantering: raderas 10 år efter att uppgiften upphört att gälla
• Nyhetsflöde: raderas inte

Rätt till tillgång

En Användare av Yohto-systemet har rätt att få tillgång till de personuppgifter som behandlas om hen. Användaren ska i första hand kontakta huvudanvändaren i sin organisation, som för ärendet vidare till Yohto-bolaget.

Rätt till rättelse

En Användare av Yohto-systemet har rätt att få felaktiga personuppgifter rättade. Användaren ska i första hand kontakta huvudanvändaren i sin organisation, som kan rätta de flesta uppgifter. Vid behov för huvudanvändaren ärendet vidare till Yohto-bolaget.

Rätt till radering

En Användare av Yohto-systemet kan ha rätt att få personuppgifter raderade, till exempel uppgifter som inte behövs för att Systemet ska fungera eller som saknar rättslig grund för behandling. Användaren ska i första hand kontakta huvudanvändaren i sin organisation. Vid behov för huvudanvändaren ärendet vidare till Yohto-bolaget.

Rätt till begränsning av behandling

En Användare som anser att hens personuppgifter behandlas på ett sätt som inte är förenligt med gällande lagstiftning, eller att uppgifterna är felaktiga, ska kontakta sin huvudanvändare om ärendet. Användaren ska också sluta använda Yohto-systemet tills ärendet är löst.

Rätt till dataportabilitet

En Användare som vill få ut sina personuppgifter ur Yohto ska kontakta huvudanvändaren i sin organisation. Huvudanvändaren ansvarar för att rätt uppgifter hämtas och lämnas till mottagaren.

Rätt att invända

I Yohto-systemet behandlas personuppgifter inte på en grund som ger Användarna rätt att invända mot behandlingen.

Automatiserat beslutsfattande och profilering

Yohto-systemet fattar inga automatiserade beslut för Användarens räkning och profilerar inte Användarna.

Skydd av personuppgifterna

• Yohto-systemet är byggt med moderna verktyg och på programvara som underhålls kontinuerligt.
• Datatrafiken mellan mobilapparna, webbapplikationen och servern är alltid krypterad.
• Servermiljön som kör Yohto-systemet uppdateras kontinuerligt med de senaste säkerhetsuppdateringarna.
• Användarnas lösenord lagras krypterade i en databas bakom en brandvägg.

Dataskyddsombud

Inget dataskyddsombud har utsetts för Tjänsten. I frågor som gäller dataskydd eller behandling av personuppgifter, kontakta:

Magnus Sundell, magnus@blb.fi